Bedrijfsvoering

Verantwoording interbestuurlijk toezicht 2020

Sinds 2015 wordt in de jaarrekening een overzicht opgenomen voor de verantwoording interbestuurlijk toezicht. Het betreft de volgende onderdelen:
• monumentenwet,
• huisvesting statushouders,
• ruimtelijke ordening,
• archieven,
• omgevingsrecht.
Het toezicht is bedoeld voor die gevallen waarin zich risico's of knelpunten kunnen voordoen bij de
uitoefening van een bepaalde taak. Op de verschillende beleidsterreinen is overleg met de provincie als enige toezichthouder. In de jaarrekening wordt het totaaloverzicht gepresenteerd.

Gemeentelijke zelfevaluatie
Onderstaande toezichtinformatie geeft op hoofdlijnen weer of aan de wettelijke vereisten wordt
voldaan.

De informatie die hieronder is opgenomen betreft de gemeentelijke zelfevaluatie over 2020. Gedeputeerde Staten van Drenthe neemt eind 2021 een besluit.

In 2020 was de totale taakstelling 24. De taakstelling eerste helft 2020 (11) hebben we behaald. We hebben in deze periode in totaal 14 statushouders gehuisvest. De Provincie heeft het toezicht over de tweede helft van het jaar opgeschort vanwege een gebrek aan instroom van statushouders in 2019 en de maanden voor de zomer van 2020. De taakstelling tweede helft 2020 (13) hebben wij in maart 2021 alsnog behaald.

 
Er zijn drie kleine hiaten:

• Spier (1989)
• Stukje naast de MFA in Westerbork
• Smilde (2009)

Jaarlijks brengen wij op basis van het VNG-instrumentarium ‘Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) gemeentelijke archiefketen’ zelf in beeld of we voldoen aan de archief wettelijke eisen. Wanneer door ons niet aan deze eisen wordt voldaan, dan heeft dat gevolgen voor onze dienstverlening en bedrijfsvoering én lopen we de kans dat de provincie ingrijpt.

De afzonderlijke KPI-resultaten over 2020 zijn hierboven samengevat en gegroepeerd per cruciaal thema (1 t/m 4), waarbij per thema is aangegeven welke KPI’s daarvan onderdeel uitmaken. Halverwege 2021 zal aan de raad in een toelichtend verslag meer uitvoerig verslag worden gedaan over de thema’s en afzonderlijke resultaten. En bij dit toelichtend verslag zullen dan ook de afzonderlijke KPI-resultaten worden gevoegd en zal worden aangegeven welke verbetermaatregelen worden getroffen.
In 2020 is er – op basis van een eerdere zelfevaluatie en risicoanalyse – gewerkt aan een achttal verbetermaatregelen. Twee van deze maatregelen zijn inmiddels uitgevoerd: het organiseren van de nieuwe IBT/Archief-cyclus en het vaststellen van het calamiteitenplan archiefbewaarplaats. En zes van deze maatregelen zijn nog in uitvoering: het samenstellen van het informatie-overzicht, het vaststellen van het metagegevensschema, het uitvoeren van de vernietiging en overbrenging, het bewerken en materieel verzorgen van de analoge bouwvergunningen en het voorbereiden van de e-depotvoorziening.      

Onze zelfevaluatie kan niet los worden gezien van de nog te treffen verbetermaatregelen. De kleur oranje wil namelijk zeggen: ‘er wordt niet volledig voldaan aan alle wettelijke vereisten, maar er is voldoende aannemelijk gemaakt dat de risico’s aanvaardbaar zijn en dat er wordt gewerkt aan de aanpak daarvan’.
Omdat bij twee van de voor 2020 geplande en nog in uitvoering zijnde verbetermaatregelen sprake is van aanzienlijke risico’s (bij het niet-tijdig vernietigen en overbrengen van informatie), is er in 2021 reden voor extra aandacht en aanvullende maatregelen.